Actividades del puesto
Asegurar el buen funcionamiento de la oficina, realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes, recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes, gestionar llamadas, correos electrónicos, redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, escanear documentos físicos, brindar asistencia registrando información, coordinar y agendar reuniones de negocios, gestionar el calendario correctamente, generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente, solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina, solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, remplazando materiales y equipos cuando sea necesario, realizar reportes de gastos así como gestionar todos los recibos de gastos de la dirección, Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
Labores Diarias
• Gestionar llamadas, correos electrónicos, correspondencia tanto entrantes como salientes, además de llevar la agenda de gerencia.
• Interactuar con algunos proveedores de auxiliares de oficina, y suministros
• Organizar, guardar y revisar los documentos que se archiven
• Realizar fotocopias
• Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina
• Procesar registrar información mediante la actualización de base de datos o archivos informáticos
• Organizar reuniones y encargarse de la logística
• Mantener su área de trabajo limpia y ordenada
Perfil del Candidato
• Poseer un discurso claro
• Manejar las llamadas de una manera respetuosa elocuente y eficaz
• Excelentes habilidades de comunicación vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad.
• Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados
• Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario
• Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas
• Ser capaz de trabajar independiente y como parte de un equipo multidisciplinario
• Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente
• Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
• ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinamico y activo.
• Asegurar que los seguimientoss se lleven a cabo de manera profesional y eficaz
• Archivar documentos diariamente y mantener su area de trabajo limpia y ordenada en todo momento.
• Capacidad analitica y habilidad para resolver conflictos
• Leer e interpretar información efectivamente
• Resolver conflictos de manera eficiente y rápida
• Anticiparse a las necesidades y expectativas de sus jefes.
• Detallista y meticulosa
• Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos
• Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monotonas
• Capacidades administrativas
• Procesar textos, utilizar hojas de calculo y manejar base de datos
• Teclear de 40-60 palabras por minuto
• Saber utilizar y manejar equipos de oficina fotocopiadoras e impresoras
• Honesta, discreta y con altos niveles de integridad
• Ser capaz de manejar información confidencial y sensible
• Motivada, decidida, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones
• Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina
• Tener buena presencia.
