Seguimiento Administrativo de Proyectos

Seguimiento Administrativo de Proyectos

Trabaja directamente con el área de administración y finanzas y el equipo de consultoría, para la gestión de las actividades de cada especialista de seguimiento de proyectos tanto a nivel estratégico, táctico y operativo para garantizar la gestión administrativa de múltiples proyectos de consultoría de diferentes tamaños.

Las actividades importantes enunciativas más no limitativas del líder abarcan desde:

• Control del proceso de inicio a fin de cuentas por pagar desde el registro en sistema SAP hasta la contabilización del pago a proveedores.

• Control del proceso de inicio a fin de cuentas por cobrar, desde alta de clientes en SAP hasta la emisión de facturas de ingresos y cobranza a clientes.

• Con base en las políticas de facturación y cobranza a clientes asegura la distribución y control de pago al despacho y equipos de consultoría.

Responsabilidades

Equipo Seguimiento de Proyectos

• Interactúa con otras áreas para agilizar las actividades relacionadas con clientes, proveedores y consultores.

• Participa en el diseño e implementación de mejora de procesos del área.

• Asegura y supervisa que las actividades administrativas que impactan en la facturación a clientes cumplan puntualmente los requisitos fiscales, legales, tipo de cambio y

Clientes

• Lidera proyectos que requieren atención y seguimiento prioritario, por el nivel de facturación, idioma y/o complejidad operativa.

• Evalúa los diferentes requerimientos de los contratos, propuestas comerciales aprobadas y proyectos de nivel nacional y/o internacional o complejidad alta.

• Solicita la documentación o información para el alta en SAP de los Datos Maestros de clientes.

• Obtiene los documentos legales con las áreas internas del despacho para cumplir con los requisitos legales, contables y fiscales para cumplir con los requisitos de alta de proveedor de los clientes.

• Genera códigos manuales de proyectos acorde a cada tipo de cuenta o proyecto, para el control de ingresos y gastos de cada cuenta.

• Establece las acciones requeridas para el cumplimiento de tiempos de entrega de facturas a clientes de los proyectos a su cargo y el de los especialistas.

• Elabora la orden de venta en SAP acorde a los servicios contratados por el cliente, para emitir la factura y solicita posteriormente el timbrado fiscal al área contable de la unidad de negocio.

• Realiza la cobranza de los proyectos a su cargo, acorde a los requisitos establecidos en contratos, propuestas o directrices del despacho.

• Propone soluciones para agilizar la operación de cobranza dentro del equipo de seguimiento de proyectos.

• Realiza seguimiento del progreso, problemas, y escala según sea necesario para el cumplimiento de las actividades relacionadas con las cuentas del despacho.

• Elabora reportes para presentar el estado de las cuentas por cobrar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Proveedores

• Recaba, valida y archiva la documentación para el alta de proveedores y solicita la creación del proveedor en SAP.

• Solicita, valida y confirma la creación de órdenes de compra a la asistente administrativa para asegurar el registro de los gastos a nivel contable en SAP de cada proyecto a su cargo (Gastos generales, reembolsos de gastos).

• Solicita facturas a proveedores y valida que la información cumpla con los requisitos fiscales vigentes antes del pago.

• La responsabilidad incluye asegurar la precisión de las cifras y el cumplimiento de la legislación de impuestos vigente.

• Realiza la programación de pagos de cada proyecto y unidad de negocio de manera semanal, acorde a las políticas del despacho para solicitar el pago al Contador de la unidad.

• Elabora reportes para presentar el estado de las cuentas por pagar de los proyectos del área de seguimiento de proyectos.

Equipo de Consultoría

• Realiza el cálculo y distribución de pagos al equipo de consultoría acorde a las condiciones establecidas en el proyecto y al tipo de pago (iguala, porcentaje, desempeño).

• Entrega semanalmente el cálculo de pagos a consultores por unidad de negocio y proyectos pagados o facturados, al área de finanzas.

• Recibe las solicitudes de anticipo de remanentes de los consultores, realiza el registro y la solicitud de pago al área de finanzas de manera semanal.

• En caso de salidas de consultores del despacho, revisar los formatos entregados por recursos humanos con el desglose de pagos pendientes por cada unidad y proyecto, para solicitar la orden de compra y registro en SAP, para posterior programación de pago.

Requisitos

Carrera económico-administrativa, finanzas, ingeniería industrial, negocios o campos relacionados con la experiencia práctica de gestión de equipos enfocados a seguimiento administrativo de servicios o proyectos.

Conocimiento sólido de principios básicos de contabilidad.

Conocimientos y práctica en el uso de SAP y plataforma para gestionar la relación con clientes (CRM).

Inglés: intermedio, con excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.

Habilidad de captura de datos junto con la habilidad de análisis numérico.

Excel intermedio para preparar, presentar reportes de gestión.

+5 años de experiencia en gestión de operaciones multidisciplinarias.

Sueldo: $35,000 con prestaciones de ley

Esquema de trabajo: Presencial

Habilidades:

Alto grado de precisión y atención al detalle.

Enfoque al cliente y habilidades de negociación, manejo de conflictos y asertividad.

Altamente organizado con la habilidad de priorizar tareas.