Encargado/A Administrativo/A - Encargado De

Abordar correcta y oportunamente, en colaboración y concertación con su directivo o directiva, las tareas comerciales, organizativas y administrativas en el marco de los objetivos del programa / proyecto, teniendo en cuenta las directrices y los procedimientos legales, contractuales e internos de la empresa.En este contexto, organizar todo tipo de eventos tal y como se haya previsto en el programa/proyecto, conforme a las reglas y normas de la GIZ, y para ello actuar como persona de contacto para todos los actores internos y externos.Dentro de su ámbito de trabajo, llevar los expedientes y actualizar los datos necesarios y recopilarlos para evaluaciones, archivos y estadísticas conformes a los requisitos, y prestar atención al aseguramiento de la calidad de los documentos.Trabajar constructivamente con todas las personas internas y externas involucradas en su ámbito de tareas y colaborar en los temas y tareas que surjan en el marco del programa / proyecto.
Asegurar el flujo de información, involucrar a las instancias necesarias y garantizar la gestión fluida de todos los procesos.En respuesta a las cuestiones que se planteen en su área temática, proporcionar información general, orientada a procesos y conforme a las normas de cumplimiento, así como proporcionar información y asesoramiento sobre procesos internos.Apoyar la gestión del conocimiento y el perfeccionamiento de los procesos en su área de responsabilidad, así como elaborar y compartir documentos.Asumir las tareas que le encomiende su directivo o directiva según las necesidades.Actividades prioritarias- Elaborar, procesa y controlar la contabilidad del diario contable del cluster (registro en el software contable que la empresa determine, alta de cuentas y trámites de pago en la banca electrónica, envío de sello contable digital a la oficina central de la empresa en el país, envío de contabilidad semanal, entre otros).- Responsable de la tesorería del clúster.- Revisar y procesas documentación correspondiente a trámite de facturas, partida pendientes, notas de error, recuperación de IVA.- Colaborar en el proceso de solicitud de fondos mensuales de los proyectos a la oficina central de la empresa en el país- Asesorar y capacitar en temas relacionados al ámbito de responsabilidad.- Realizar otras actividades derivadas de los procesos propios del puesto en acuerdo con el/la superior/a jerárquico/a.- Apoyo en la organización / logística de eventos del Clúster- El o la titular del puesto declara su disposición a asumir también, en una medida apropiada, actividades no incluidas en el ámbito de la descripción del puesto.